No me queda tiempo?

Cuando empecé a escribir este blog hace más de un mes, me había comprometido con ustedes en realizar una entrada semanal. Sin embargo ya llevo un retraso de dos semanas con la última publicación y por tal razón empiezo a pedir disculpas.

Este tipo de retrasos o incumplimientos de compromisos se presentan a lo largo de toda nuestra vida. Cuando eramos pequeños, nos hacía falta tiempo para realizar nuestros deberes ya sea porque lo desperdiciábamos en juegos o viendo TV y muchas veces no incumplíamos los deberes académicos. Ahora en la etapa adulta nos hemos vuelto más responsables y nos dejamos llevar por nuestro trabajo y dejamos de dedicar tiempo a otras actividades personales o incluso a nuestra familia (aunque este no es mi caso pues me tienen bien controladito).

Por esta razón decidí recordar una charla que nos dieron hace ya varios años acerca del manejo y la buena administración del tiempo. En esa ocasión, el objetivo era enseñarnos a hacer una buena gestión de un activo bastante escaso en nuestras vidas ya que es el único que no podemos recuperar, con el fin de ser mas productivo y sobre todo recuperar la tranquilidad. Durante la charla, nos dieron un proceso de 7 pasos que nos ayudarían a realizar un buen manejo del tiempo:

1. Realizar un Plan de Trabajo. Este es muy importante, es la base del programa. Cabe recordar que debe ser REALISTA. No es posible realizar dos cosas a la vez sin ponerle el 100% de atención a las mismas. Elaboren cada inicio de semana un listado de las cosas que quieren hacer. Procuren que este listado sea pequeño y lo más importante, no empiecen un proyecto o tarea sin finalizar la anterior.

En el este URL (http://www.studygs.net/espanol/sched/) existe una herramienta que pueden utilizar para realizar un horario diario de actividades. Hagan la tarea para cada día de la semana e impriman los resultados. Así a la hora de realizar una evaluación podrán saber si lo cumplieron o no.

2. Priorizar. Cada una de las actividades listadas deben tener una escala de importancia. Cuando se reciben solicitudes al mismo tiempo una debe se más prioritaria que la otra. Identifiquen cual de las dos es la más y empiecen a realizarla una vez hayan terminado la tarea en la que se encontraban. Por otro lado, la vida personal y familiar es tanto o más importante que la laboral.

3. Descanso: Realizar pausas que nos ayuden a evitar el cansancio provocado por los altos niveles de stress. Es importante levantarse, hablar con los compañeros, tomar un vaso con agua o una tasa de café. Este tipo de actividades nos ayuda a mantener la productividad después de largas sesiones de trabajo.

4. Aprender a decir NO. Es muy difícil hacerlo pero es importante aprender a reconocer que no tenemos el poder de realizar dos tareas o asistir a dos reuniones al mismo tiempo. Si dicen que NO a alguna solicitud podrán ganar tiempo para realizar otras actividades.

5. Organicen sus papeles, sus escritorios, su casa. El tiempo que se pierde buscando documentos que no están bien archivados es inmenso.

6. Delegar. Esto es importante siempre y cuando le dediquen un tiempo a realizar la revisión de lo realizado por terceras personas.

7. Limitar las horas de trabajo. Es importante disfrutar del tiempo libre. Pasar un tiempo en la casa con la familia, dedicarse tiempo a si mismo en el gimnasio o practicando un deporte, leer ese libro que está llenándose de polvo en la mesa de noche, toda esas son tareas que son necesarias para lograr un equilibrio. No todo en la vida es el trabajo a pesar que es el que nos da la papita para comer.

Cosas Liderazgo

Desde hacía 4 años no participaba en un torneo de tenis dado que había decido dejar de sufrir y estresarme por un hobby. Sin embargo uno de los propósitos del nuevo año ha sido volver a las canchas como una manera de volver a estar forma (si es que alguna vez lo estuve) y de reencontrarme con viejos amigos. Aproveché entonces un torneo al cual llaman "Copa Davis" por su semejanza al famoso campeonato en el cual participan países de todos los continentes. En este caso, en el torneo participabamos jugadores de primera, segunda y tercera categoría, donde el capitán era aquel jugador que ocupara el lugar mas alto del ranking, lo que me permitió ser el capitán y líder de mi equipo.

Antes de empezar cada ronda, yo debía decidir quienes jugarían los dos partidos de sencillos y quienes eran los destinados a jugar dobles. Para las dos primeras rondas las estrategias no funcionaron pues las perdimos con una razón de 0/3 y 1/2. Para la tercera ronda, fueron mis compañeros los que decidieron quienes debían jugar la ultima ronda (ese fue el golpe de estado), "premiándome" por haber ganado el único punto de las rondas anteriores (jugando sencillos) haciendo que jugase dobles!!!

Los líderes demuestran sus capacidades en todos los ámbitos de su vida, tanto en la profesional como en la personal. Hoy se habla mucho de liderazgo y de coaching. Las empresas están desarrollando sus futuros líderes y en las escuelas se está enfatizando en la necesidad de desarrollar el liderazgo. Entre los muchos autores que han tratado este tema, Jim Collins en su best-seller Good to Great categoriza a los lideres en cinco niveles. Sin embargo no se detiene a explicar cada uno de éstos sino que profundiza en aquellos lideres de nivel 5. Yo, por el contrario, quisiera analizar de manera muy breve cada uno de los niveles ya que el líder de nivel superior posee las características de los niveles anteriores.

Nivel 1: Individuo de Alta Capacidad.

Estos líderes realizan contribuciones productivas a través de su talento, conocimiento, habilidades y muy buenos hábitos de trabajo. En este nivel se encuentran lideres verdaderos, aquellos que uno ve en direcciones y gerencias de muchas empresas al rededor del mundo. Este tipo de cualidades son necesarias para contribuir con el buen desarrollo de sus empresas. Sin embargo necesita de otras personas que le ayuden a desarrollar ideas creativas y carece manejo y organización para liderar su grupo de trabajo.

Nivel 2: Miembro aportador al equipo.

Aporta sus habilidades individuales para alcanzar los objetivos del grupo y trabaja eficientemente con los demás en cualquier tipo de actividad grupal. Puede decirse que es el motor del equipo, el de las ideas creativas e innovadoras.

Nivel 3: Gerente Competente.

Organiza gente y recursos de manera eficiente y efectiva hacia el logro de los objetivos específicos. Son los gerentes clásicos. Los que logran un buen manejo de personal y alcanzan sus objetivos personales. Sin embargo no alcanzan a tener la visión global del negocio.

Nivel 4: Líder Efectivo.

El líder nato, el líder que cataliza el compromiso y mantiene el vigor hacia el logro de la visión del negocio, alcanzando altos estándares de desempeño. Se complementa con todas y cada una de las características de los niveles anteriores. Es el líder que la mayoría de las personas admira por sus logros. Jack Welch, el reconocido líder de General Electric, podría ser el mejor de los ejemplos, y es este nivel al que todos quieren llegar.

Nivel 5: Ejecutivo.

Construye grandeza perdurable a través de una paradójica mezcla de humildad y el querer profesional. De acuerdo a Collins, el líder de nivel 5 permite canalizar su ego personal hacia el objetivo de construir una empresa grandiosa. No se trata que este tipo de líderes no tienen ego propio. Lo tienen y bastante grande, pero su ambición es más hacia la institución y no para ellos.

Estoy consiente de la necesidad de desarrollar muchas de las anteriores características para poder pertenecer a este selecto grupo de ejecutivos y de esta manera no volver a recibir más golpes de estado en mi vida personal y mucho menos en la profesional.

Finalmente, les recomiendo el libro de Jim Collins, el cual ha sido considerado como una de las obras del management moderno la cual analiza aquellas empresas y líderes que demostraron tener resultados perdurables por varios años.

Presentaciones Efectivas

La semana pasada me encontraba sentado en uno de los salones de un hotel al norte de Bogotá, donde una empresa aliada de ETB nos estaba haciendo la presentación de su portafolio de productos. La charla estaba planeada por dos horas, sin embargo nos extendimos. El tiempo no se cumplió
debido a múltiples factores entre los cuales estaba el incumplimiento
de algunos de mis colegas quienes llegaron 20 minutos tarde y las
interminables diapositivas de uno de los expositores.

Personalmente no encuentro atractivo que expositores y audiencia se sienten a leer densas diapositivas realizadas en PowerPoint.
Ojo, no estoy en contra de utilizar herramientas que APOYEN charlas y
exposiciones, pero me he dado cuenta que aún son muchas las personas
que sobre utilizan éstas herramientas cargándolas de información,
gráficos y animaciones con sonidos de toda clase.

Casualmente,
me encontré con un artículo el cual da unos consejos con el fin de
lograr cautivar a su audiencia con una presentación exitosa. He aquí
algunos de ellos:

1. Prepare la Conferencia. Cualquiera de nosotros puede hablar con
propiedad de un tema pero puede que nunca lo haya hecho ante un
público. Antes de pararse ante ellos, vaya al espejo más cercano y dictese
a sí mismo la conferencia por lo menos unas dos veces. Esto le ayudará
a encontrar pequeños defectos en la manera de hablar, mover los brazos,
etc. Inclusive le ayudará a conocer el orden de las diapositivas y su
contenido lo que le evitará tener que leerlas durante su exposición. De
esta manera usted se sentirá más seguro durante su ponencia.

2. Preséntese. Es importante, muy importante que el público conozca quien
es usted y por qué está parado ante ellos. No es necesario que exponga
su hoja de vida pero de claves acerca de sus antecedentes sobre el tema.

3. Explique la agenda de su charla. De esta manera la audiencia sabrá cuanto va a durar la charla y el contenido de la misma.

4. Utilice ayudas pero no abuse de ellas. Haga diapositivas con letra
grande y desahogadas. No las llene de párrafos interminables. Fondo
azul y letra amarilla es una combinación que le permite que la
diapositiva se aprecie sin importar la resolución de los equipos de
proyección. Recuerde que las diapositivas no son para leerlas sino para
que le guíen durante su ponencia.

5. No se enladrille.
6. Mire al público.
7. Inspire confianza y proyecte animación.
8. Interactúe. Involucre a su audiencia.

9. Concluya de manera breve. Refuerce el mensaje principal, agradezca a su público por la asistencia y su atención.

Finalmente, autoevaluese y corrija sus errores. Con el paso del tiempo va a lograr elocuencia.

Personalmente yo sudaba dando una charla (con decirles que sudé durante mi matrimonio) y siendo sincero... aún lo hago pero finalmente entendí que hablar ante público es como aprender a conducir o practicar un deporte, donde el entrenamiento es lo más importante.

Tomado www.elempleo.com